Día 2 del mes. Llama el cliente más grande que tienes, el que te compra tres veces por semana. No llama para pedir: llama para quejarse. «Me habéis mandado veintidós facturas de abril. Mi administrativa tarda una mañana en registrarlas y luego cada una vence un día distinto. Mandadme una sola factura a fin de mes con todos los albaranes dentro y os la pago de una vez».
Tiene toda la razón y además te conviene: veintidós facturas son veintidós vencimientos, veintidós posibles incidencias y veintidós ocasiones de que algo se quede sin cobrar. Una sola factura mensual es un vencimiento, una remesa y una conversación.
El problema no es querer hacerlo. Es hacerlo sin que se pierda el rastro de qué se sirvió cuándo, y sin mezclar cosas que no se pueden mezclar.
Agrupar no es sumar
Aquí hay un malentendido que sale caro. Agrupar albaranes no es sumar sus totales y emitir una factura por el importe. Eso es lo que hace una hoja de cálculo, y el día que el cliente discute una línea no tienes con qué responder.
Agrupar bien significa que la factura contiene todas las líneas de todos los albaranes, cada una con su artículo, su cantidad, su precio y su referencia de origen. La factura de abril de ese cliente puede tener 180 líneas, y está bien que las tenga: es el detalle lo que hace que se pueda revisar y cobrar.
Si te preocupa el PDF, ese es otro asunto: se resuelve con la plantilla del documento —agrupando visualmente por albarán, con subtotal de cada uno—, no recortando lo que guarda el sistema. Como en toda la cadena de presupuesto a factura, cada conversión genera líneas nuevas enlazadas a su origen, nunca líneas compartidas. Esa es justo la propiedad que permite facturar veintidós albaranes juntos y seguir sabiendo de cuál viene cada renglón.
Por qué el stock no se toca al facturar
Una duda razonable cuando se agrupa mucho: si meto 180 líneas de albarán en una factura, ¿no estaré descontando el stock dos veces?
No, y conviene tenerlo claro porque es la diferencia entre un almacén que cuadra y uno que no. El stock se mueve una sola vez en toda la cadena, y en el circuito de venta con albarán se mueve en el albarán: es el momento en que la mercancía sale de verdad por la puerta. La factura posterior es un documento económico y fiscal; no vuelve a mover existencias.
Esto tiene una consecuencia práctica importante: puedes tardar en facturar lo que necesites —una semana, un mes, hasta que el cliente confirme la obra— sin que tu almacén mienta ni un solo día.
Los criterios de agrupación
La pregunta operativa es: de todos los albaranes pendientes, ¿cuáles van juntos en la misma factura? Cada empresa tiene su regla, pero todas se construyen con estos criterios:
| Criterio | Cuándo se usa | Efecto |
|---|---|---|
| Cliente fiscal | Siempre. Es el mínimo. | Una factura por NIF |
| Dirección de entrega | Cadenas con varias tiendas, empresas con varios centros | Una factura por punto de servicio |
| Obra o referencia | Construcción, instalación, mantenimiento | El jefe de obra revisa lo suyo y solo lo suyo |
| Proyecto o pedido de origen | Suministros contra un pedido marco | Se cierra el pedido de una vez |
| Periodo | Mensual, quincenal, semanal | Define la fecha de corte |
| Agente comercial | Cuando la comisión se liquida por factura | Evita repartos manuales después |
La combinación más habitual en una pyme es cliente + dirección de entrega + mes. La segunda, cliente + obra sin periodo: se factura cuando la obra termina, aunque haya cinco meses de albaranes dentro.
Un consejo que ahorra discusiones: la regla de agrupación es del cliente, no del que factura. Guárdala en su ficha —periodicidad, si separa por dirección, si separa por obra— y no en la cabeza de quien factura el día 1.
Lo que no se debe mezclar nunca
Aquí no hay margen de interpretación. Estos albaranes van en facturas distintas aunque sean del mismo cliente y del mismo mes:
- Empresas emisoras distintas. Si el grupo tiene dos sociedades y una parte se sirvió desde cada una, son dos facturas. Cada emisor tiene su NIF, su serie y su numeración.
- Divisas distintas. Un albarán en euros y otro en dólares no caben en la misma factura: el tipo de cambio se congela en el documento, y un documento tiene un tipo de cambio, no dos.
- Régimen fiscal distinto. Si a mitad de mes el cliente pasó a recargo de equivalencia, la fecha del cambio parte la facturación en dos.
- Ejercicios distintos. Albaranes de diciembre y de enero no se juntan. El devengo y el cierre contable mandan.
- Series distintas. Si usas una serie para un canal y otra para otro, la serie es parte de la identidad de la factura.
Lo que sí se puede mezclar, y mucha gente cree que no: tipos de IVA distintos. Una factura puede llevar líneas al 21 %, al 10 % y al 4 % perfectamente; lo que necesita es un desglose de impuestos por tipo en el pie, con su base y su cuota separadas. Lo mismo con las retenciones. El impuesto es un atributo de la línea, no del documento.
Albaranes de meses distintos y la fecha de la factura
El caso clásico: se factura el 3 de agosto y dentro hay albaranes del 28 y del 30 de julio que se quedaron sin facturar el mes pasado. ¿Qué fecha lleva la factura?
La fecha de la factura es la de emisión, y con ella se ordena la numeración: correlativa y sin huecos. Lo que no se puede hacer es fecharla en julio si ya has emitido facturas de agosto. La solución sana es un día de corte acordado: todo lo servido hasta el último día del mes entra en la factura de ese mes, y el proceso se lanza el día 1 o el 2. Un corte que se respeta vale más que veinte excepciones bienintencionadas.
Cuando los precios no coinciden
Otro caso real: en el albarán del día 5 el artículo iba a 12,40 € y en el del día 22 a 11,90 €, porque cambió la tarifa o porque alguien aplicó un descuento puntual. Al agrupar, aparecen dos líneas del mismo artículo con precios distintos.
Déjalas así. Unificarlas en una línea con un precio medio es justo lo que rompe la trazabilidad: el cliente que revise su albarán del día 5 no encontrará su precio en la factura y llamará. Cada línea conserva el precio con el que se sirvió, porque el precio se congela en el albarán, no en la factura. Si el del día 5 estaba mal, se corrige el albarán antes de facturarlo o se emite después el abono. Facturar es fotografiar lo servido, no renegociarlo.
La trazabilidad que necesitas en las dos direcciones
Una facturación agrupada es sana cuando puedes responder a estas dos preguntas en menos de diez segundos, sin abrir un Excel:
- Desde el albarán: ¿está facturado? ¿en qué factura? ¿entero o solo una parte?
- Desde la factura: ¿qué albaranes contiene? ¿puedo saltar de una línea a la entrega de la que salió?
Esa doble navegación es lo que permite servir y facturar por partes sin perder el pendiente. Y es la razón por la que las líneas se enlazan al origen en lugar de compartirse: una línea de albarán puede acabar facturada en dos facturas distintas —parte ahora, parte cuando el cliente acepte el resto— y el enlace lo soporta sin inventarse nada.
En PlanerGes ese enlace vive en la línea, así que el listado de «albaranes pendientes de facturar» no es un informe que alguien mantiene a mano: es una consulta sobre el estado real de las líneas.
La comprobación del día 1
Antes de lanzar la facturación mensual, cinco minutos con esta lista y te ahorras la mañana de correcciones:
- Albaranes sin cerrar. Cualquier entrega en borrador no entrará en la factura. Búscalos primero.
- Albaranes con cantidad cero o sin líneas. No deben generar factura. Una factura sin líneas o con total menor o igual a cero no debe emitirse nunca.
- Clientes con la regla de agrupación vacía. Si no dice nada, alguien decidirá a ojo. Rellena la ficha.
- Direcciones de entrega huérfanas. Un albarán servido a una dirección que ya no está en la ficha del cliente se agrupa mal.
- Precios fuera de tarifa. Un listado de líneas cuyo precio no coincide con la tarifa vigente. Casi siempre son correctos, y en el uno por ciento restante es mejor verlo antes de facturar que después.
Cuando esas cinco listas están vacías, la facturación mensual deja de ser un día tenso y pasa a ser un botón.