Primeros de octubre. Reunión de seguimiento y una pregunta de las que parecen fáciles: «¿cuánto nos costó de verdad la obra de Alcalá?». El de administración conoce el importe de la nómina de septiembre. El jefe de equipo sabe quién estuvo allí y aproximadamente cuántos días. Nadie sabe cuántas horas, ni de qué tipo, ni a qué precio.
Tres días después llega una cifra hecha con dos hojas de cálculo y un par de suposiciones. Se usa para decidir si se presenta a la siguiente obra parecida. Nadie se fía del todo y todo el mundo la da por buena, porque no hay otra.
Lo llamativo es que el dato existía. Estaba en los fichajes, repartido en trescientos registros que nadie había convertido en euros.
De un fichaje a un euro hay cuatro pasos
El camino completo son cuatro escalones, y cada uno tiene su propia trampa.
- Los registros. Inicios y fines de jornada, tal como se ficharon, sin que nadie pueda editarlos. Si un registro se puede reescribir, todo lo que venga después es opinión. Corregir es un contraapunte autorizado que conserva los dos apuntes, no un tachón.
- La clasificación por tipo de hora. Ese tramo de las 21:30 a las 23:00 no es «trabajo»: es hora extra con plus de nocturnidad, o es hora ordinaria porque el turno de ese día acaba a las 23:00. Lo decide el horario de la persona ese día, no una regla general.
- El precio de cada tipo, con vigencia. Cada tipo de hora tiene su precio para cada empleado, y ese precio cambia con el tiempo. La fecha manda.
- La suma del mes. Horas por tipo, por su precio vigente, por persona.
El paso 2 es donde la mayoría de los sistemas se rinden y presentan «horas trabajadas» a secas. Y las horas a secas no se pueden convertir en dinero, porque una hora del sábado por la mañana y una hora del martes a las once no valen lo mismo ni de lejos.
Cómo se ve un mes de verdad
Este es el resumen mensual de un técnico de instalaciones. Los números son un ejemplo, pero el reparto entre tipos es completamente típico de un oficio con guardias:
| Tipo de hora | Horas | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Ordinaria | 152,0 | 14,00 € | 2.128,00 € |
| Extra | 9,0 | 18,50 € | 166,50 € |
| Sábado mañana | 8,0 | 17,00 € | 136,00 € |
| Domingo y festivo | 6,0 | 22,00 € | 132,00 € |
| Plus de nocturnidad | 20,0 | 3,20 € | 64,00 € |
| Total | 175,0 | 2.626,50 € |
Fíjate en lo que enseña una tabla así y no enseña una nómina: el 19 % del coste de esta persona en septiembre no fue jornada ordinaria. Casi quinientos euros salieron de extras, fines de semana y noches. Ese porcentaje es el que hay que mirar cuando se decide contratar, subcontratar o reorganizar turnos.
Y fíjate también en el plus de nocturnidad: va como tipo de hora propio, no metido dentro del precio de la extra. Si lo mezclas, pierdes la capacidad de responder a «¿cuánto nos cuesta trabajar de noche?» sin volver a desmontarlo todo.
La vigencia del precio no es un capricho
El campo que más gente se salta al configurar esto es la fecha de vigencia del precio.
Piensa en una subida de convenio con efectos del 1 de julio. Si el precio de la hora ordinaria es un único campo en la ficha del empleado, al actualizarlo pasan dos cosas malas a la vez: julio queda calculado a precio nuevo, correcto, pero enero a junio también, y todos los costes que ya habías cerrado cambian retroactivamente. El informe de rentabilidad de la obra de marzo que enseñaste al comité ya no da el mismo número.
Con vigencia, el precio es una lista de tramos: 13,40 € desde el 1 de enero de 2025, 14,00 € desde el 1 de julio de 2026. Cada hora se valora al precio que estaba vigente el día en que se trabajó. El pasado no se toca, que es justo lo que se le pide a un dato de coste.
En PlanerGes los tipos de hora se definen a nivel de empresa (ordinaria, extra, especial, sábado mañana y tarde, domingo y festivo, plus de nocturnidad) y el precio se pone por empleado y con vigencia. El resumen mensual sale de ahí: para cada persona, sus horas de cada tipo valoradas al precio del día.
Las tres preguntas que este número contesta
Tener el coste por persona y mes cambia el tipo de conversación que se puede tener en una reunión. Tres ejemplos concretos:
¿Sale a cuenta el turno de noche? Suma el plus de nocturnidad de los seis del turno durante un año. Si son 20 horas al mes por persona a 3,20 €, salen 64 € por persona y mes, 384 € al mes el turno completo, unos 4.600 € al año. La pregunta ya no es filosófica: ¿la producción de esas noches vale más de 4.600 € de sobrecoste? A veces sí, con holgura. A veces resulta que se hacía de noche por una costumbre de hace ocho años.
¿Contrato a alguien o sigo pagando extras? Si tienes seis técnicos haciendo 9 horas extra al mes cada uno a 18,50 €, son 999 € al mes en extras, unos 11.000 € al año. Una media jornada cuesta más que eso, con toda seguridad, una vez sumada la Seguridad Social. Pero si las extras suben a 20 horas por persona, el cálculo se da la vuelta, y además hay un límite legal de horas extra al año que conviene vigilar antes de que lo vigile otro. Las horas debidas y las horas extra tienen que estar bien contadas para que este cálculo signifique algo.
¿Cuánto costó la obra de Alcalá? Si además de la persona y el mes puedes decir en qué se emplearon esas horas, ya no hacen falta tres días ni dos hojas de cálculo. Y si no puedes, al menos tienes el coste real del equipo en ese periodo, que es infinitamente mejor que una estimación por días.
Lo que a este número le falta para ser el coste empresa
Aquí toca ser honesto, porque este es el punto donde muchos informes de coste engañan sin querer. Los 2.626,50 € del técnico no son lo que le cuesta a la empresa. Son lo que valen sus horas al precio que le pagas. Falta todo esto:
- Seguridad Social a cargo de la empresa. Del orden de un 30 a un 33 % sobre la base, según el grupo de cotización y el tipo de contrato.
- Pagas extraordinarias, si no están prorrateadas en el precio hora que has configurado.
- Vacaciones, festivos y tiempo no productivo. Se pagan y no se trabajan, así que encarecen cada hora que sí se trabaja.
- Absentismo y bajas en la parte que asume la empresa.
- Indemnizaciones y finiquitos, que existen aunque no aparezcan todos los meses.
- Los costes de tener a la persona: EPI, ropa, formación, vehículo, teléfono, dietas, herramienta.
Un atajo razonable, y lo digo como atajo y no como verdad contable: multiplica el coste de horas por un factor de entre 1,35 y 1,50 para llegar a un coste empresa aproximado. En el ejemplo, entre 3.545 y 3.940 € al mes. Contrasta ese factor con tu asesoría una vez al año y quédate con el tuyo, no con el mío.
Y hay un ajuste más, el que casi nadie hace: el coste hora efectivo no se calcula sobre las horas del calendario, sino sobre las horas realmente productivas. Si el convenio son 1.780 horas al año y entre vacaciones, festivos, formación y absentismo se quedan en unas 1.550 de trabajo real, cada hora productiva vale un 15 % más de lo que dice el papel. Ese 15 % es exactamente el margen que desaparece de los presupuestos hechos con el precio hora «de convenio».
Por dónde empezar el lunes
No hace falta montarlo todo para empezar a tener el dato. Tres pasos, en este orden:
- Define los tipos de hora que de verdad usas. No los que podrías usar: los que aparecen en tus nóminas. En la mayoría de las pymes son entre cuatro y seis, y siempre hay uno del que nadie se acuerda hasta que llega el sábado de guardia.
- Pon el precio de cada tipo con su fecha de vigencia, aunque solo tengas la vigencia actual. Empieza a fechar desde hoy; el histórico se va llenando solo con las próximas subidas.
- Cierra un mes completo y compáralo con la nómina de ese mes. No van a coincidir —no deben, porque son cosas distintas— pero la diferencia tiene que ser explicable en una frase. Si no lo es, la configuración tiene un fallo y este es el momento barato de encontrarlo.
Cuando el tercer paso te salga limpio dos meses seguidos, ya puedes llevar la tabla a una reunión. Y la próxima vez que alguien pregunte cuánto costó la obra de Alcalá, la respuesta va a estar en la misma reunión, no tres días después.